Работа в системе ЕГАИС: самые частые ошибки

Check1 ошибка ввода кода с картинки

Подпишись на наш канал в Телеграме , чтобы быть в курсе последних новостей ресторанного бизнеса!

В этой статье рассмотрим некоторые наиболее частые ошибки, которые возникают при отправке Акта списания в ЕГАИС, и разберемся, как их исправлять.

В 2021 году в системе ЕГАИС произошли изменения касающиеся, актов списания, а точнее их контроля. С 2021 года срок, в течение которого участники системы могут редактировать, а также отзывать акты по списанию алкогольной продукции в автоматическом режиме, составляет 7 дней. Если ошибки были найдены, но за отведенный срок изменения не внеслись, отредактировать акты списания будет возможно только через обращение в ФСРАР.

Ответ по ошибке можно узнать, открыв документ и нажав на статус «Отклонен ЕГАИС» — высветится окно с наименованием ошибки.

Ошибка из-за отсутствия суммы реализации

Согласно законодательству, в Актах списания с первого регистра для причины Реализация необходимо обязательно указывать сумму реализации.

Если сумма не будет проставлена, документ вернется с ошибкой. Исправив сумму, необходимо сохранить документ и отправить заново в ЕГАИС.

Чтобы в каждом акте списания не проставлять сумму реализации на одни и те же товары, можно заполнить цены реализации в Справочнике товаров ЕГАИС, и тогда цены в Актах списания будут в дальнейшем заполняться автоматически.

Ошибка из-за отсутствия на остатках

В этом случае можно обратиться к документу Отчет об остатках ЕГАИС. И проверить, имеется ли такая Справка 2 с марками на остатках. Возможно, ранее был проведен документ с этой справкой и поэтому на остатках этой справки больше нет. Если это так, то из Акта списания можно удалить эту позицию со Справкой 2, на которую вышла ошибка, и переотправить документ в ЕГАИС заново.

Проверить, была ли ранее списана сканируемая марка, поможет Отчет по вскрытым тарам. С помощью этого отчета можно узнать подробную информацию о вскрытиях бутылок алкоголя и отмене операции, увидеть конкретную марку списанного алкоголя, когда и каким сотрудником это было совершено.

Чтобы построить отчет, укажите период, в поле Организация выберите подключение, если вы ведете учет по нескольким УТМ, и нажмите кнопку Обновить.

Чтобы перейти к акту списания, в который попал товар, выберите строку и в ее контекстном меню выберите пункт Открыть документ.

В поле Статус отображается состояние обработки сервером запроса на вскрытие или отмену вскрытия тары. Если возникла ошибка, то она отобразится в поле Текст ошибки. Если Акт списания, в который попало действие с бутылкой, еще не отправился в ЕГАИС, то операцию с ошибкой можно обработать еще раз (можно запросить у сервера провести операцию еще раз). Для этого в контекстном меню строки выберите пункт Обработать повторно. Запрос перейдет в статус «Новое».

Ошибка по незаполненным данным

В данном случае не указана Справка 2 в списании. Чтобы выбрать правильную Справку 2, необходимо также обратиться к документу Отчет об остатках ЕГАИС, скопировав марку из Акта списания и вставив в колонку Марка в отчете об остатках. Программа покажет, какой именно Справке 2 соответствует данная марка, следовательно, именно ее и нужно указать в акте списания. Сохранить и переотправить документ в ЕГАИС.

Ошибка при вскрытии тары

Может возникнуть ошибка при вскрытии тары на фронте. При сканировании акцизной марки программа даст ответ «Марка не найдена». Это может означать, что приходная накладная, по которой приходил этот алкоголь, еще не подтверждена, поэтому программа еще не видит эту позицию на остатках в ЕГАИС, и нужно сначала произвести подтверждение накладной в ЕГАИС, а потом заново сделать вскрытие тары.

Если все накладные подтверждены, а при вскрытии тары все равно появляется сообщение «Марка не найдена», необходимо обратиться к Отчету об остатках ЕГАИС. Возможно, ошибка состоит в том, как описывали ранее, что это алкоголь со старыми марками, которые раньше не сканировали при приемке. Тогда нужно или перевести с первого регистра на второй, или произвести Акт фиксации штрихкодов и списать эту бутылку также с первого регистра.

Отмена документа

Бывают ситуации, когда по ошибке списали или приняли слишком много алкоголя и уже отправили в ЕГАИС документы. Исправить ошибку можно с помощью «Отмены документа».

С 1 февраля 2021 года акт списания можно отменить в течение 7 дней.

Отменить можно Акт списания (регистр 1) и приходную накладную.

Чтобы сформировать отмену:

1. Выберите пункт меню Товары и склады → Документы ЕГАИС.
2. В меню Действия выберите пункт Отмена документа. Номер документа сформируется автоматически при сохранении документа.
3. Если учет ведется по нескольким УТМ, то в поле Организация укажите идентификатор подключения из документа, который нужно отменить. Здесь доступны PAP-идентификаторы и названия подключений, указанные на закладке Настройка ЕГАИС в параметрах торгового предприятия.
4. Выберите Тип отменяемого документа — акт списания или приходная накладная.
5. Введите Регистрационный номер отменяемого документа.
6. Сохраните документ и нажмите «Отправить в ЕГАИС».
7. Дождитесь ответа от ЕГАИС. Исходный акт списания или накладная перейдет в статус «Отменен».

Либо в списке документов ЕГАИС выберите документ, который необходимо отменить, кликните правой кнопкой мыши и выберите пункт «Отменить», и запрос на отмену проведения документа будет отправлен в ЕГАИС. Когда система распроведет документ, он будет доступен к редактированию.

Возврат или коррекция? Исправляем ошибки в кассовых чеках

Чтобы исправить ошибку кассовой операции, нужно сформировать чек коррекции или возврата. Выбор зависит от формата фискальных данных (ФФД). Если вы не провели расчёт через онлайн-кассу, всё проще — нужен чек коррекции, но нюансы тоже зависят от ФФД. Разбираемся, как сделать все правильно и избежать штрафа.

В каком случае за ошибку не оштрафуют

Если пользователь онлайн-кассы сам исправит нарушение, он может быть освобожден от ответственности (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ). Штрафа можно избежать, если исправить нарушение раньше, чем ФНС узнает о ней сама.

Таким образом, если вы обнаружили ошибку или рассчитались с покупателем не через кассу, поспешите составить чек коррекции или возврата.

Реквизиты чеков коррекции приведены в таблице 30 приказа ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Реквизиты возвратных чеков — там же в таблице 4.

При чем здесь формат фискальных данных

Чтобы исправить ошибку правильно, придется выяснить, по какой версии формата фискальных данных (ФФД) касса составляет документы. В общем случае в ФФД 1.05 ошибки исправляются чеком возврата, а в ФФД 1.1 — чеком коррекции. Но если ошибка в том, что выбили два чека на одну покупку, то действуют другие правила. Мы свели все в таблицу.

Как исправлять ошибки в зависимости от ФФД

Посмотреть, по какой версии формата фискальных данных (ФФД) касса формирует документы, можно двумя способами: в отчете об открытии смены на кассе и в личном кабинете Контур. ОФД. Чтобы посмотреть ФФД в личном кабинете, в разделе «Кассы» выгрузите список касс в Excel. Формат будет указан в столбце ФФД напротив нужной кассы:

Какой чек сформировать, если допустили ошибку

Алгоритм для ФФД 1.05

Исправляйте ошибки чеком возврата. Такой чек можно сформировать в рамках любой смены: сегодня, завтра и в любой другой момент, как только обнаружите ошибку.

Сформируйте корректный чек. Признак расчета будет аналогичным признаку в неправильном чеке. Продублируйте все реквизиты из ошибочного чека кроме неправильных и укажите корректные данные.

Когда сформируете корректный чек, сообщите об этом в свою инспекцию. В заявлении опишите ошибку, опишите, как исправили, и укажите ФПД чеков, если это не удалось сделать в самом чеке. Заявление можно принести лично, отправить по почте или на email. ФНС может оштрафовать, если обнаружит ошибку раньше, чем вы ее исправите и сообщите о ней.

Контролируйте кассы в Контур. ОФД и вовремя исправляйте ошибки кассиров. 3 месяца бесплатно.

Алгоритм для ФФД 1.1

Исправляйте ошибки чеком коррекции. Сначала нужно отменить ошибку чеком коррекции. А потом сформировать чек коррекции с правильными данными.

Что учесть при заполнении данных?

Сформируйте правильный чек коррекции.

Если скорректировали чек общей суммой, составьте акт с перечислением всех исправляемых чеков и приложите его к заявлению. Согласно примечанию к ч. 15 ст. 14.5 КоАП РФ, сообщать письменно в ФНС не нужно, если применили чек коррекции.

Но штрафа можно избежать, только если по информации из чека можно установить «события административного правонарушения». Когда коррекция выполнена общей суммой, информации в чеке для этого недостаточно. Поэтому, на наш взгляд, нужен подробный акт и заявление.

Ошибок будет меньше, если правильно настроить кассу. Кассовая программа Контур. Маркет напоминает сканировать товар, предупреждает о расхождениях и создает чеки коррекции, если кассир все же ошибся.

Какой чек сформировать, если не провели расчет через онлайн-кассу

Алгоритм для ФФД 1.05

Сформируйте акт: перечислите в нем все расчеты без ККТ с датой, наименованием товара, ценой, количеством, стоимостью и причиной, почему касса не применена. Присвойте акту номер и дату.

Затем сформируйте чек коррекции. Признак расчета «Приход» — если кассу не применили при приеме денег, «Расход» — если ККТ не применили во время выплаты денег, например при прием металлолома.

Основание для коррекции:

Документ для основания коррекции — номер акта или предписания ФНС.

Укажите дату, документа основания для коррекции.

Алгоритм для ФФД 1.1

Формируйте чек коррекции.

В признаке расчета укажите «Приход» — если кассу не применили при приеме денег и «Расход» — если ККТ не применили во время выплаты денег, например, приеме металлолома.

Основание для коррекции:

Указывайте номер предписания налогового органа, только если делаете коррекцию по требованию ФНС, и дату совершения нарушения. Также укажите наименование товара, работы, услуги, адрес расчета и другие реквизиты в соответствии с приказом ФНС России от 09.04.2018 № ММВ-7-20/207@.

Каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться в кассовом чеке коррекции отдельной строкой.

Часто задаваемые вопросы

Перепутали способ оплаты: вместо «наличные» указали «безналичные». Что делать?

В ФФД 1.05 исправляйте ошибку чеком на возврат, в ФФД 1.1 — чеком коррекции. Поскольку 1.1 еще не применяется массово, расскажем про 1.05. Для исправления ошибки оформите чек с признаком «Возврат прихода» с типом платежа «Наличные», а затем сформируйте правильный чек с признаком «Приход» и способом расчета «Безналичными». После этого сообщите в ИФНС об исправлении.

Касса не дает вводить дополнительные реквизиты чека. Как быть?

У дополнительного реквизита чека (1192) самая низкая обязательность, то есть его может не быть в чеке. Если невозможно указать реквизит по техническим причинам, это не будет считаться нарушением (приложение № 2 к приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

При возврате вместо признака «Возврат прихода» кассир указал «Возврат расхода». Что делать?

Как сформировать чек коррекции в кассовом модуле Контур. Маркета (ФФД 1.05): пошаговая инструкция

В левом верхнем углу экрана кассы нажмите значок меню.

Далее вы можете работать в любом из двух разделов: «Информация» или «Чеки». В той и другой вкладке нужно выбрать вкладку «Корректировка».

Опишем создание корректировки в разделе «Чеки». Перейдя во вкладку «Корректировка», нажмите «Создать корректировку»:

Заполните поля в открывшемся окне. Обязательны все пункты, кроме поля «Причины». Последовательность действий зависит от формата фискальных документов (ФФД), который поддерживает касса, — это форматы 1.05 и 1.1. Обновленный кассовый модуль Маркета использует только формат 1.05.

Заполняем чек коррекции: шаги для формата 1.05

1. Составьте на бумаге или в электронном виде акт с номером и датой и укажите в нем:

2. Отметьте признак расчета «Приход», если кассу не применили, принимая платеж.

3. Укажите основание для коррекции:

4. В следующих полях укажите номер и дату акта, который вы составили в начале, или номер предписания налоговой.

5. Укажите, какой был способ расчета, когда вы не применили кассу: наличные, карта или сертификат.

6. Нажмите кнопку «Напечатать» в правом верхнем углу.

После того как вы нажмете «Напечатать», касса выведет бумажный чек, а его электронную копию отправит оператору фискальных данных, если есть доступ к интернету и касса используется не в автономном режиме.

На кассе откроется вкладка «Чеки», только что созданный чек будет расположен вверху списка. Вы можете посмотреть содержание чека, кликнув на него. Чтобы вернуться на экран продажи, нажмите крестик в левом верхнем углу.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Самые важные статьи на почту раз в месяц

Алексей, добрый день.
Чтобы ответить на ваши вопросы, нужно обратиться к КоАП РФ, так как неприменение ККТ квалифицируется как административное правонарушение. Наказания за него можно избежать и это тоже зафиксировано в кодексе.
Согласно примечанию к ст. 14.5 КоАП РФ лицо, добровольно заявившее в налоговый орган в письменной форме о неприменении им ККТ и добровольно исполнившее до вынесения постановления по делу об административном правонарушении обязанность, освобождается от административной ответственности правонарушение, предусмотренное частями 2, 4 и 6 статьи 14.5 КоАП РФ, если соблюдены в совокупности следующие условия:
— на момент обращения лица с заявлением налоговый орган не располагал информацией об этом правонарушении;
— представленные сведения и документы являются достаточными для установления правонарушения (необходимо обеспечить достаточность сведений в таком кассовом чеке коррекции, позволяющих точно идентифицировать конкретный расчет, в отношении которого применяется корректировка).

1. Можно ли делать коррекцию одним чеком.
В кодексе сказано, что "представленные сведения и документы являются достаточными для установления правонарушения". Это значит, что получив чек коррекции, ФНС должна точно понять о каком расчете идет речь. Поэтому возможны варианты:
— вы формируете по одному чеку коррекции на каждый расчет без ККТ;
— формируете один общий чек, но в акте перечисляете все расчеты, проведенные без кассы.

2. Верна ли наша позиция, что объяснительную по факту не применения ККТ нам должен выдать поставщик услуги формирования чека на онлайн-кассах и номер этого документа будет основанием коррекции? Или же поставщик выдает только техническое заключение, а акт формировать нам?
Акт формирует пользователь ККТ.

3. Какова глубина для чека коррекции?
не поняла о чем речь

4. По какому каналу уведомить ФНС о проведении коррекции? (Полагаю чек коррекции, который будет передан в ФНС и есть факт уведомления?).

Ошибки кодов маркировки в УПД — как исправить

Корректность передачи права собственности на маркированный товар при его продаже — важна как для продавца, так и для покупателя. ГИС МТ «Честный ЗНАК» сообщает об этом производителям, дистрибьютерам и рознице через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Вероятная проблема

При обработке «Честным ЗНАКОМ» направленных ему участниками рынка универсальных передаточных документов (УПД) могут выявляться ошибки.

Например, статус кода маркировки не соответствует выполняемой операции. Или УПД содержит коды разных товарных групп. Или поставщик наклеил коды на товар, но забыл передать в «Честный ЗНАК» сведения о вводе товара в оборот.

Поэтому крайне важно всем участникам оборота маркированной продукции не допускать расхождений в информации в электронных документах на этапе отгрузки и во время приёмки.

«Такском-Файлер» поможет исправить ошибки

Когда стороны сделки подписывают УПД, оператор ЭДО «Такском», передаёт в ГИС МТ «Честный ЗНАК» информацию, содержащуюся в этом документе. После того, как «Честный знак» идентифицирует коды из УПД, сервис «Такском-Файлер», получает и показывает пользователю варианты ответа «Честного ЗНАКА»:

— получен положительный ответ;

— получен отрицательный ответ.

Последний вариант ответа указывает на допущенные ошибки, в том числе технические. «Такском-Файлер» делает их текстовое описание и рекомендует пользователю, как их исправить.

Ошибки и рекомендации

Описание ошибки

Рекомендация по действиям пользователя

Документ с таким номером уже зарегистрирован в ГИС МТ

Документ уже зарегистрирован в ГИС МТ.

Обратитесь на support@crpt. ru или направьте новый документ с уникальным номером или УКД/УПДи к направленному ранее документу.

Покупатель не зарегистрирован в ГИС МТ

Для успешной смены собственника оба участника оборота товаров должны быть зарегистрированы в системе ГИС МТ. Покупателю (получатель товара) необходимо зарегистрироваться в системе мониторинга ГИС МТ по ссылке.

Участник(и) (ИНН: <ИНН>) не зарегистрирован(ы) в ГИС МТ

Для успешной смены собственника оба участника оборота товаров должны быть зарегистрированы в системе ГИС МТ. Поставщику и Покупателю необходимо зарегистрироваться в системе мониторинга ГИС МТ по ссылке.

УКД № <номер>от <дата>не обработан. Не найден исходный УПД в ГИС МТ

Исходный УПД не поступал в систему мониторинга ГИС МТ или после поступления документа УПД уже был обработан корректирующий (исправительный) документ. Сведения в отношении переданных маркированных товаров в УПД на основании корректировочного документа не могут быть изменены. Проверьте отправку исходного УПД.

Коды маркировки <КМ>не найдены в ГИС МТ

В УПД должны указываться коды идентификации, присутствующие в личном кабинете ГИС МТ. Обратитесь к вашему поставщику за разъяснением. Коды маркировки, не найдены в ГИС МТ, не подлежат дальнейшей реализации (продаже).

У участника оборота (ИНН: <ИНН>) товаров нет полномочий на выполнение операции с кодом(ами) маркировки

Код(ы) маркировки не принадлежит(ат) в ГИС МТ отправителю товаров. Отправитель (Поставщик товара) должен обратиться на support@crpt. ru

Статус кода маркировки <КМ>не соответствует выполняемой операции

Поставщик товара должен ввести товар в оборот и сменить статус на товар в ГИС МТ на «В обороте». Коды идентификации, которые указаны в УПД, должны иметь статус в системе мониторинга «В обороте». Товар в Статусе «Эмитирован. Выпущен», «Эмитирован. Получен», «КМ выбыл» и особое состояние «Ожидает приемку» является некорректным и не может быть передан Покупателю.

Состав или имя документа некорректно

Необходимо проверить корректность поданных сведений. Требования к оформлению УПД указаны в Методических рекомендациях по оформлению электронных документов или обратитесь на support@taxcom. ru

Не заполнена дата исправления

Для корректировочных документов ИУПД и УКД необходимо проверить дату исправления. В случае её отсутствия необходимо её указать.

УПДи № <номер>от <дата>не бработан. Был проведен УПДи с более поздними номером или датой исправления

Было отправлено по очереди несколько УПДи. Корректировка информации в ГИС МТ проводится на основании документа, присланного с более поздней датой. Документ с более поздней датой считается итоговым.

Коды маркировки <КМ>некорректные

В УПД должны указываться коды идентификации, присутствующие в личном кабинете ГИС МТ. Требования к указанию кодов идентификации товаров и к экранированию специальных символов указаны в Методических рекомендациях по оформлению электронных документов. Коды указанные в документе имеют неверный формат. Отправитель (Поставщик товара) должен обратиться на support@crpt. ru

УПД\УКД № <номер>от <дата>не обработан. Содержит коды маркировки разных товарных групп

УПД содержит коды идентификации разных товарных групп (например: обувь и одежда), такой документ не может быть обработан. Необходимо формировать отдельные УПД в разрезе товарных групп.

УПД\УКД № <номер>от <дата>не обработан. Не содержит кодов маркировки

Оператор ГИС МТ обрабатывает УПД/УКД, подписанные двумя сторонами и содержащие сведения о маркированном товаре. Документ не содержит коды маркировки и не может быть принят в ГИС МТ.