Работа с документами

Не прошло контроль эдо код ошибки эдо 403

Для поиска необходимого документа в списке ваших Входящих или Исходящих можно воспользоваться фильтром поиска (рис. 16).

Работа с документами ЭДО

Есть 2 фильтра поиска:

1. По ИНН – выбираете фильтр по ИНН, вводите его и получите все документы по данному контрагенту. Такой запрос можно делать во всех разделах ЭДО – Входящие, Исходящие, Черновики. (рис. 17)

Работа с документами ЭДО

2.По ID Документа – Выбираете фильтр по ID, вводите его получите документ, который зафиксирован под данным номером. (рис. 18)

Работа с документами ЭДО

Получение и ознакомление с документом.

Все отправленные на имя компании документы по ЭДО доступны в разделе «Входящие» (рис. 19).

Работа с документами ЭДО

Для детального ознакомления с документом, необходимо нажать левой кнопкой мыши по строке документа. Откроется окно просмотра документа, в верхней части окна указано название компании отправителя документа, ИНН отправителя, название документа, возможность скачать сам документ и подпись к нему (рис. 20).

Работа с документами ЭДО

Подписание документа.

Для подписания документа после ознакомления необходимо в списке документов на вкладке «Входящие» нажать «Подписать». Также это можно сделать из окна просмотра документа (рис. 21 и 22).

Работа с документами ЭДО

Работа с документами ЭДО

После нажатия кнопки «Подписать» откроется окно выбора КЭП подписанта. Выбираете КЭП, и жмете продолжить (рис. 22).

Работа с документами ЭДО

Далее необходимо выбрать дату принятия товаров / услуг и нажать кнопку «Подписать» (рис.23).

Работа с документами ЭДО

После этого документ будет подписан с вашей стороны в разделе «Входящие» его статус перейдет в «Подписан» (рис. 24).

Работа с документами ЭДО

Если по каким-то причинам вы не будете подписывать пришедший документ, то его можно отклонить. Это можно сделать также с окна «Входящие» или из открытого окна документа (рис. 25).

Работа с документами ЭДО

После нажатия «Отклонить», также откроется окно подписания. Необходимо выбрать сертификаты подписанта и нажать «Продолжить» (рис. 26).

Работа с документами ЭДО

Далее необходимо указать причину отклонения и нажать кнопку «Отклонить» (рис. 27).

Работа с документами ЭДО

Статус документа изменится на «Отклонен», а отправитель в своем кабинете ЭДО увидит, что его контрагент не принял документ (рис. 28).

Работа с документами ЭДО

Отправка формализованных документов.

К формализованной документации относятся следующие документы: УПД, УКД, АКТ, Торг-12. Для отправки необходимо нажать на кнопку «Добавить документ» — УПД / УКД / АКТ / Торг-12 (рис. 29).

Работа с документами ЭДО

Чтобы отправить такие документы своему контрагенту, необходимо сформировать документ в формате XML. Для корректного формирования документа мы выпустили обработки, которые дополняют функционал систем 1С.

Список актуальных обработок можно найти по ссылке — https://platformaofd. ru/pdf/edo-files/ofd-edo. rar Архив содержит установочный файл и инструкцию по эксплуатации.

После формирования файла, вкладываем его в отправку. Далее на выбор доступны две опции.

Если нажать кнопку «Создать», то данное отправление сформируется, но попадет в раздел Черновики. Оттуда документ можно будет отправить в любое время.

Если нажать «Подписать», то, выбрав КЭП подписанта, вы сразу сможете заверить данный документ и отправить своему Контрагенту (рис. 30 и 31).

Работа с документами ЭДО

Работа с документами ЭДО

Отправка неформализованных документов.

К неформализованной документации относятся любые другие документы, которыми обмениваются контрагенты и которые хотят подписать через ЭДО. Документы должны быть следующих форматов – pdf, doc, docx, xsl, xslx, rtf.

Чтобы отправить такой документ – нажимаем на раздел «Добавить документ» — Неформализованный (рис. 32).

Работа с документами ЭДО

Далее присваиваем название документу в разделе «Тема». И вкладываем сам файл.

ВАЖНО: Размер вкладываемого файла не должен превышать 1мб.

Вводим ИНН клиента. Форма сама подтянет КПП, Наименование и ID организации в ЭДО (рис. 33).

Работа с документами ЭДО

После заполнения необходимых полей, данный документ можно сразу отправить своему контрагенту. Нажав «Подписать», вы попадаете в раздел выбора КЭП. Выбираете КЭП и жмете «Продолжить». Данный документ попадет в раздел «Исходящие» и будет отправлен контрагенту (рис. 34).

Работа с документами ЭДО

Если по каким-то причинам вам необходимо отправить документ позже, то нажатием кнопки «Сохранить», вы поместите данный документ в раздел «Черновики» и сможете вернуться к нему в любое время (рис. 35 и 36).

Работа с документами ЭДО

Работа с документами ЭДО

Получение подписей документов

После подписания документов в ЭДО, формируются подписи со стороны принимающей и отправляющей стороны.

Работа с документами ЭДО

Работа с документами ЭДО

Статус обработки документа в ЦРПТ

Каждая УПД, содержащая в себе коды маркировки после подписания отправляется в ЦРПТ. Чтобы проверить статус отправки и обработки документа в ЦРПТ, необходимо.

На главном экране ЛК Эдо включить кнопку «Документы с маркировкой» (рис. 39).

Работа с документами ЭДО

Выбираете необходимый вам документ и нажимаете на значок «i» в графе «Состояние». Значок «i» имеет 3 цветовых значения: Зеленый (документ обработан), желтый (документ обрабатывается), красный (ошибка обработки документа) (рис. 40):

Работа с документами ЭДО

Нажав на «i», вам откроется статус обработки данного документа в системе Честный знак. Каждый документ проходит несколько этапов обработки в ЦРПТ:

В случае возникновения ошибки на любом из этапов обработки – вам будет доступен для скачивания Json ответа от ЦРПТ. Скачав данный документ, можно обратиться за помощью в систему Честный Знак, чтобы вам дали ответ, почему документ не обработался.

Не спешите переходить на ЭДО и ЭЦП сегодня: подводные камни, о которых Вы могли не знать

image

Ситуация для бизнеса в России и до карантина не была идеальной. Но весной 2020 года внешние обстоятельства перечеркнули заранее составленные планы и заставили компании резко адаптироваться к новым реалиям. Переход сотрудников на удалённый режим работы поставил вопросы, которые раньше не нужно было решать. Например, как организовать печать и передачу документов?

Многие задумались о переходе на электронный документооборот (далее ЭДО) и использовании электронной цифровой подписи (далее ЭЦП). Компании, которые предоставляют данные услуги, оперативно подготовили акции и внедрили позиционирование ЭДО и ЭЦП как выгодной альтернативы удалённой печати и сканирования документов. Но так ли это на практике?

Рассмотрим отдельно две составляющие, – объём печати и расходы на печать, – на реальных примерах компаний, которые попробовали ЭДО и ЭЦП до 2020 года. Добавим юридическую справку и разберём техническую сторону вопроса.

Снижение объёма печати: неоднозначные результаты

Компании, которые внедрили ЭДО и ЭЦП несколько лет назад, уже успели собрать статистику по влиянию новых технологий на объёмы печати. Результаты оказались смешанными.

У кого-то общий объём печати снизился, но недостаточно для окупаемости внедрения, у кого-то – упал в одном отделе, но вырос в другом. Давайте разберёмся, почему так произошло.

Недостаточное снижение объёма печати

ЭДО покрывает лишь малую долю печати, которая производится в офисе. Результаты исследований показывают, что среднестатистический офисный документ «живёт» от нескольких часов до 1 рабочего дня. При внедрении ЭДО и ЭЦП кто-то из сотрудников получает право подписать документ в электронном виде и загрузить его в онлайн архив. Но откуда берутся данные для составления этого документа?

Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи. Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.

Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом

Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.

Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.

И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.

Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!

Снижение объёма печати: выводы

Прежде, чем внедрять ЭДО и ЭЦП, внимательно изучите бизнес-процессы внутри компании. Эти технологии эффективны только тогда, когда их внедрение позволит существенно сократить объёмы печати и расходы на неё. И помните, что от печати отчётности для контрольно-надзорных органов и в качестве страховки при сбое архива и потере или искажении данных Вы всё равно никуда не уйдёте.

image

Сокращение расходов: противоположные результаты

Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?

Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).

Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?

Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.

Если же внедрять ПО, годовая API — лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.

И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.

Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО

Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.

Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.

Сокращение расходов: выводы

Временное или постоянное внедрение ЭЦП и ЭДО оптимально только в том случае, когда стоимость самого перехода и остаточные расходы на печать не превышают текущие расходы на печать. Поэтому на начальном этапе чётко определите тот объём печати, от которого Вы отказаться не сможете.

Опыт компаний, которые попробовали ЭЦП и ЭДО показывает, что в большинстве случаев результаты не совпадают с ожиданиями. Например, процесс подписания, передачи и приёма документов в бухгалтерии значительно ускорился, но суммарные расходы выросли.

Чтобы сократить траты во время карантина, изучите все доступные способы оптимизации расходов на печать. Возможно, Вы сэкономите на удалённой диагностике оборудования или найдёте расходные материалы по старому курсу. А если твёрдо уверены, что необходимо переходить на ЭЦП и ЭДО, то составьте план внедрения и чёткие критерии выбора провайдера. И заранее посчитайте объём печати, от которого нельзя отказаться.

image

Юридическая справка

Есть несколько юридических аспектов использования ЭДО и ЭЦП. По словам экспертов в области права, суды скептически относятся к электронным документам и неохотно принимают данные в таком виде.

Второй вопрос: срок хранения документов. В отличие от бумажных носителей, в ЭДО данные не подлежат утилизации через 3-5 лет. И в некоторых ситуациях это полезно. Однако в прошлом году Верховный суд чуть не отменил срок давности по нарушениям налогового законодательства. В жизни компании случаются разные ситуации, поэтому стоит проконсультироваться с юристами на предмет влияния ЭДО и ЭЦП на характер запросов контролирующих органов.

Техническая сторона вопроса

Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?

Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.

Случаются и простые технические сбои: бухгалтер или руководитель не может подписать и отправить документы, потому что программа не работает. Подключается IT-специалист со стороны компании и вступает в переговоры со сторонним айтишником. Они ищут причину сбоя и способ её исправить. И на это время деятельность организации заморожена. Партнёры не получают подписанные договоры и счета на оплату или оплаченные счета, сотрудники – зарплату, госорганы – затребованные документы.

Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?

Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования. По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.

Источники:

https://platformaofd. ru/baza-znaniy/rabota-s-dokumentami-edo/

https://m. habr. com/ru/post/501288/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: