Как подключить ЭДО — электронный документооборот: пошаговая инструкция

Код ошибки эдо 400 портал поставщиков

Система электронного документооборота позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами через интернет. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании. Перечень доверенных организаций-операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которую этот оператор предлагает для обмена электронными документами называется Диадок.

Зачем подключаться к ЭДО?

Организации переходят на электронный документооборот, если они хотят:

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать?

Некоторые организации не прибегают к услугам операторов ЭДО, полагая, что проще обмениваться электронными документами по обычной электронной почте. Но это не совсем верно. У системы электронного документооборота через операторов ЭДО есть ряд неоспоримых преимуществ:

1. Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами. Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по e-mail. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Их можно отправить в ИФНС по запросу налоговиков или представить в качестве доказательств в суд.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДО Входящие бесплатно

2. Оператор ЭДО гарантирует безопасность документооборота. Передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут прочитать документы.

3. Отправитель видит статус переданного документа. Передавая документ по электронной почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется; в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан.

Подключение к ЭДО: пошаговая инструкция

Итак, вы готовы отказаться от бумаги в пользу электронных технологий. Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый: внести изменения в учетную политику. Тот факт, что организация работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в учетной политике. Также см. « Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры ».

Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

Шаг второй: составить схему документооборота. Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы с документами, менять его не нужно. Операции, которые раньше оформлялись на бумаге, будут переведены в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами; какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают документацию.

Шаг третий: решить, как организовать работу. На основе утвержденной схемы электронного документооборота нужно выбрать подходящее техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим количеством документов — около 100 исходящих ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует организация. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур. Диадок можно интегрировать несколькими способами:

Последние три способа подойдут компаниям с большим числом контрагентов и интенсивным документооборотом.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) Получить через час

Шаг четвертый: подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые благодаря предыдущим шагам, окажутся бесполезными. Поэтому необходимо договориться с контрагентами о том, что они будут получать от вас документы только в электронном виде.

Шаг пятый: приобрести электронную подпись. В целях безопасности Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сертификат квалифицированной электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю.

Шаг пятый: подать заявление о подключении к электронному документообороту. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за одну-две недели. Корпорациям, у которых есть много филиалов, потребуется больше времени: от трех месяцев до года.

С кем можно работать в ЭДО после подключения?

Обмениваться электронными документами можно со своими контрагентами и государственными органами. Если контрагент использует другую систему ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, могут отправлять друг другу электронные документы. В Диадоке есть автоматическая настройка роуминга с большинством операторов электронного документооборота. Если в списке нет оператора, с которым работают ваши контрагенты, его можно подключить отдельно.

Стоит ли поставщику переходить на электронный документооборот

Документы не обязательно печатать на бумаге и отправлять по почте. В нашей статье расскажем, как работает электронный документооборот (ЭДО) в закупках и в чем его преимущества.

иллюстратор — Маргарита Федосеева

Зачем нужен электронный документооборот

Обмен документами — неотъемлемая часть работы поставщика. Он получает счета-оферты от электронных торговых площадок (ЭТП) и отправляет заказчику акты о приемке товара.

Подготовка бумажных документов требует много времени и средств, ведь нужно:

Решить эти проблемы помогает электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами в специальной системе.

Поставщики, которые участвуют в электронных торгах частично знакомы с ЭДО. Например, они отправляют электронную заявку на участие и подписывают ее квалифицированной электронной подписью (КЭП). И ценовые предложения подают не в конверте, а через интернет.

С помощью ЭДО поставщики могут:

Зачем переходить на ЭДО:

Электронный документооборот с оператором ЭТП

Электронные торговые площадки отправляют поставщикам закрывающие бухгалтерские документы:

Эти документы можно получать в электронном виде — такая возможность есть на всех федеральных и многих коммерческих площадках. В большинстве случаев поставщик самостоятельно решает, использовать ли ЭДО, но некоторые площадки, например Росэлторг, отказались от бумажных документов.

Чтобы подключить ЭДО с электронной площадкой, нужно выбрать оператора — специальную компанию, которая обеспечивает обмен документами. Список таких компаний можно на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).

Часть площадок, например Zakaz RF и РТС-Тендер, предлагают поставщику самостоятельно выбрать оператора ЭДО. Другие площадки, например Сбербанк-АСТ, работают только со своим оператором. Информацию о том, с кем сотрудничает выбранная площадка, можно найти на ее сайте.

Получайте документы от ЭТП в электронном виде через Контур. Диадок. В тариф входит безлимитный обмен документами в течение года с двадцать одной площадкой, в том числе со Сбербанк-АСТ.

Отправьте заявку выбранному оператору, и его технические специалисты настроят работу ЭДО с одной или нескольким электронными площадками.

Электронный документооборот в ЕИС

С 1 января 2020 года в ЕИС заработало электронное актирование при приемке товаров, работ и услуг (ТРУ). До 1 апреля 2021 поставщики и заказчики могут самостоятельно выбирать, в каком виде обмениваться документами о приемке: бумажном или электронном. При этом они могут использовать электронную приемку, только если оба согласны на это. Например, если поставщику удобнее передать документы об отгрузке через ЕИС, но заказчик не готов к переходу на новую систему, они должны провести бумажную приемку.

В это время переходного периода работают не все функции электронной приемки. Некоторые документы по-прежнему придется готовить в бумажном виде, а затем прикладывать в ЕИС их сканы, например:

Также электронная приемка пока недоступна для товаров, которые нужны для выполнения работ по контракту.

С 1 апреля 2021 электронное актирование станет обязательным.

Зачем переходить на электронную приемку до конца 2020

Несмотря на то, что во время переходного периода ЭДО при приемке работает только частично, лучше начать переход на него уже сейчас. Это позволит привыкнуть к новой системе и узнать принцип ее работы до того, как она станет обязательной.

Преимущества ЭДО в ЕИС

Прозрачная история документов

Участники закупки в любой момент могут увидеть, на каком этапе находится выбранный документ. А если статус документа изменится, они получат об этом уведомление.

Меньше ошибок при формировании документа

Большую часть сведений в электронном передаточном документе заполняет система. Она не перепутает буквы в имени и не пропустит цифру в ИНН или номере банковского счета. А после того, как поставщик заполнит каждый раздел, она проверит, не пропустил ли он обязательное поле и нет ли в них ошибок.

Что ждет электронную приемку в ЕИС в будущем

Полный переход на ЭДО при приемке

С 1 января 2021 года все поставщики и заказчики обязаны будут перейти на электронную приемку.

Интеграция ЕИС со внешней учетной системой

Правительство планирует объединить бухучет поставщиков и заказчиков с ЕИС. Например, весь учет товаров компании смогут проводить автоматически на основе документов из ЕИС. Также, система автоматически заблокирует деньги на счете заказчика после того, как он подпишет документ о приемке.

Электронное актирование в закупках по 223-ФЗ

Пока электронную приемку могут провести только заказчики по 44-ФЗ. В будущем правительство даст такую возможность и заказчикам по 223-ФЗ. Однако они смогут использовать ЭДО при приемке только по желанию.

Как перейти на электронное актирование в ЕИС

Открыть доступ к электронному актированию можно только на этапе исполнения контракта. Сделать это должен заказчик. Для этого он находит нужный контракт в реестре и выбирает в контекстном меню пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме».

После того, как заказчик откроет доступ, поставщик может сформировать документ об исполнении контракта.

Медленно, но верно электронный документооборот приходит в закупки. Начните переход на ЭДО заранее, чтобы изучить систему и научиться работать в ней до того, как она станет обязательной.

Ответим на вопросы